Infracor: Die Einführungsstrategie pc³ greift.
pc³.office im Einsatz im strategischen Marketing
Die Ausgangssituation
Deutschland ist trotz aller Bemühungen noch immer eine Dienstleistungswüste - behaupten jedenfalls böse Zungen. Wer schon einmal in die bürokratischen Mühlen einer Verwaltungsstelle geraten ist oder versucht hat, in einem Unternehmen den richtigen Ansprechpartner ans Telefon zu bekommen, wird diese Aussage wahrscheinlich bestätigen.Die INFRACOR GmbH hat als Partner der chemischen Industrie die Herausforderung der "Dienstleistungswüste Deutschland" angenommen und bietet ihren Kunden einen umfassenden Service aus einer Hand an, der vom Einzelangebot bis zur Komplettleistung reicht. Die Koordination der einzelnen Geschäftsgebiete erfolgt dabei u.a. im Bereich "Strategisches Marketing". Hier werden Informationen gebündelt und neue Marketingstrategien entwickelt. Einen ersten Eindruck über die Vorteile eines elektronischen Dokumentations- und Informationssystems konnten Dr. Reiner Hitze - Leiter Strategisches Marketing - und seine Mitarbeiter während einer Präsentation von cqs in Marl gewinnen.
Das Unternehmen INFRACOR, ein Unternehmen der Degussa-Gruppe, ist Standortbetreiber und Dienstleistungsexperte für die Chemische Industrie und kann auf mehr als 60 Jahre Chemieerfahrung zurückgreifen. Das Dienstleistungsspektrum umfasst so heterogene Bereiche wie Ver- und Entsorgung, Logistik, Technik, Sicherheit und Umweltschutz, Kommunikation, Personal und Infrastruktur. Die Dienstleistungen konzentrieren sich auf den Chemiepark Marl und die umliegende Region.
Die Lösung
Nachdem das Informations- und Kundenkontakt-Managementsystemen pc³.office im Degussa-Konzern bereits als CRM-System in verschiedenen Vertriebsabteilungen der damaligen dmc², als Tool für das Skill Management und im Einkauf erfolgreich eingeführt war, entschied sich Dr. Hitze, auch im Strategischen Marketing der INFRACOR pc³.office einzuführen.
Ein motiviertes Projektteam, dem Marion Wennemer und Harald Schneider von INFRACOR sowie Jürgen Finke von cqs angehören, entwickelte in kurzer Zeit gemeinsam ein Konzept, um die besonderen Bedürfnisse des Dienstleistungsunternehmens in pc³.office zu integrieren. Und das Ergebnis kann sich sehen lassen!
 Dr. Hitze (rechts) mit seinen Mitarbeitern
Alle kundenbezogenen Informationen werden jetzt zentral gespeichert und sind damit allen Mitarbeitern des Marketings zugänglich. Änderungen werden nur einmal an zentraler Stelle durchgeführt, und die Verteilung von Informationen (z.B. eines Besuchsberichts) erfolgt ausschließlich über Links. Durch die Zusammenführung verschiedener Medien (Brief, Fax, Mail, Visitenkarte, Anruf) entsteht im Laufe der Zeit eine aktuelle und vollständige Kundenakte, die sämtliche Dienstleistungsaktivitäten beinhaltet und wichtige Aufschlüsse über Serviceleistungen und Kundenzufriedenheit gibt. Zugleich bildet die Kundenakte damit die Basis für weitere Auswertungen und neue strategische Aufgaben und Ziele.
 Der Chemiepark Marl umfasst eine Fläche von 6,5 km², 55 km Straßennetz und 88 km Gleisanlagen. Derzeit sind ca. 24 Gesellschaften am größten Degussa-Standort angesiedelt.
Neben den Standardfeldern enthalten die pc³.office-Dokumente eine Reihe INFRACOR-spezifischer Anpassungen.
Vom Projektteam wurde die zusätzliche Eingabe des Geschäftsgebietes als Pflichtfeld in allen Dokumenten definiert. Bei immerhin 5 Geschäftsgebieten ist so für jeden Leser klar ersichtlich, welchem Bereich das Dokument mitsamt seinem Inhalt zuzurechnen ist. Darüber hinaus ist eine Verfeinerung durch Zuordnung zu einem Sachthema oder Projekt gegeben. Die Hinterlegung eines Produktbereiches ermöglicht ebenfalls eine schnelle Auflistung der jeweiligen Ansprechpartner und Themen.
Als vorläufige letzte Ergänzung wurde über die Microsoft Word-Integration ein spezieller Dokumenttyp entwickelt, der das Vertragswesen der INFRACOR automatisiert. Standardwerte der sogenannten „Term Sheets“ werden aus pc³.office in eine entsprechende Word-Vorlage übertragen. Die Ablage der Word-Dokumente erfolgt nicht mehr unstrukturiert irgendwo auf einem File Server, sondern innerhalb von pc³.office direkt beim jeweiligen Kunden. Gleichzeitig erfolgt automatisch eine Laufzeitüberwachung dieser Liefervereinbarungen.
Insgesamt 15 zusätzliche Ansichten, die eine Auswertung der Daten nach Geschäftsgebiet, Sachthema oder Term Sheet ermöglichen, runden die Erweiterungen ab.
FazitNach nur einem halben Jahr arbeiten inzwischen mehr als 80 User mit dem neuen System. Eine stärkere Erweiterung des Nutzerkreises steht in den nächsten Wochen bevor. Marion Wennemer, die das Projekt hauptverantwortlich betreut, meint dazu: „In kurzer Zeit haben wir ein Kundeninformationssystem aufgebaut und damit das Fundament für mehr Transparenz unseres Geschäftes gelegt. Nun sind alle Ergebnisverantwortlichen - vom Geschäftsführer bis hin zum Abteilungsleiter - in der Lage, auf einfachste Art und Weise bedarfs- und zielgerichtet Informationen aus der Datenbank abzurufen.“
Als nächste Erweiterung ist die regelmäßige, automatisierte Übernahme der Umsatzzahlen aus SAP in pc³.office geplant. Dies soll auch den SAP-ungeübten Mitarbeiter in die Lage versetzen, sich einen schnellen Überblick über die momentane Umsatzsituation zu verschaffen.
Mit der Einführung von pc³.office hat INFRACOR einen weiteren großen Schritt getan, um die „Dienstleistungswüste“ zu verlassen; mit Erfolg, wie die „blühende Oase“ in Marl zeigt.
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