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Über EVONIK Röhm GmbH
Einführung des Projektmanagements im Bereich Forschung und Entwicklung

 
 



ehemals



Die Lösung für das Projektmanagement

Die Herausforderung

„Wenn man nicht mehr weiter weiß, gründet man einen Arbeitskreis!“. Oder man geht noch einen Schritt weiter, und schon ist ein neues Projekt geboren!

Unbestritten ist, daß die zunehmende Spezialisierung und Vernetzung heute die immer stärkere Kooperation von ganzen Unternehmensbereichen voraussetzt. Zudem erfordert die erfolgreiche Durchführung von Projekten eine detaillierte Planung und eine ebenso effiziente Steuerung aller Vorgänge. Schließlich sind ein leistungsfähiges Ressourcenmanagement und eine strukturierte Dokumentation der gemeinsamen Ergebnisse enorm wichtig. Der aktuelle Ist-Stand muß zu jeder Zeit für das gesamte Projektteam ohne großen Aufwand abrufbereit sein. Planung, Dokumentation, Struktur, Transparenz - so könnte man verkürzt erfolgreiches Projektmanagement beschreiben.

Dr. Manfred Stickler – zuständig für Innovation Management bei der EVONIK Division „Specialty Polymers“ – begab sich auf die Suche nach einer Softwarelösung für das umfangreiche Projektmanagement in seinem Unternehmensbereich. Dabei stieß er schnell auf pc³.project mit der Einführungsstrategie und Einführungskonzeption der cqs unter pc³ - und war sofort begeistert.

Der Unternehmensbereich
Die Division Specialty Polymers besteht aus vier Geschäftsbereichen, von denen drei in Darmstadt angesiedelt sind: Methacrylate, Spezialacrylate und Plexiglas. Die forschungs- und entwicklungsintensiven Produkte der Methacrylatchemie bilden das Kerngeschäft dieser Geschäftsbereiche, die von der EVONIK (ehemals Röhm) GmbH & Co. KG in die neue EVONIK, den international führenden Anbieter im Bereich der Spezialchemie, eingebracht wurden.
Seit 1909 befindet sich der Firmensitz der 1907 gegründeten EVONIK (ehemals Röhm) GmbH & Co. KG in Darmstadt. Hier sind neben der zentralen Verwaltung, der Geschäftsführung und den Geschäftsbereichen vor allem die projektintensiven Bereiche Forschung, Entwicklung und Anwendungstechnik angesiedelt. An fünf weiteren Standorten befinden sich Produktionsbetriebe und die Logistik.


Blick auf das Firmengelände von EVONIK (ehemals Röhm) am Standort Darmstadt


Die Lösung
Nach einer kurzen Testphase stand für Dr. Stickler die Entscheidung zugunsten von pc³.project als Lösung für das Projektmanagement fest. Gemeinsam mit dem Projektmanagement von cqs entwickelten Dr. Stickler und sein Team eine Einführungsstrategie, die neben der fachkundigen Beratung und Schulung von Administratoren und Anwendern auch die Einführung von Lotus Notes als Kommunikationsbasis vorsah. In der etwa 80 Mitglieder umfassenden Pilotgruppe waren Mitarbeiter aus allen Geschäftsbereichen, aus Forschung, Anwendungstechnik, Marketing, Produktion und Engineering vertreten. Welche Möglichkeiten bietet das System nun den Anwendern?


Die Funktionen

pc³.project besteht aus zwei Notes-Datenbanken. Grundlage aller Projekte und des Ressourcenmanagements ist die ORGA-Datenbank, die die an Projekten beteiligten Unternehmen mit ihren Personen und Sachmitteln verwaltet. Projektrelevante Daten wie Stundensätze, Qualifikationen oder Kostenstellen können den einzelnen Unternehmen/Personen individuell zugeordnet werden. Durch Konfiguration können andere Notes-Datenbanken wie z.B. das Namens- und Adressbuch die ORGA ersetzen oder ergänzen, die Möglichkeit des Datenimports aus bestehenden Systemen ist vorhanden.

Die DOKU-Datenbank enthält die detaillierte Projektplanung sowie die komplette Dokumentation des Projektverlaufs. E-mails werden per Mausklick ebenso einfach dokumentiert wie Besprechungsprotokolle, Pflichtenhefte, Checklisten oder Handbücher, wobei ein System von Zugriffsberechtigungen vor unbefugtem Zugriff schützt. Durch die zentrale Datenhaltung gehören Redundanzen der Vergangenheit an. Verschlagwortung und Volltextsuche machen
pc³.project zu einem Baustein des unternehmensweiten Wissens(managements), auf das auch in künftigen Projekten jederzeit zurückgegriffen werden kann. Einprägsame Symbole zeigen den jeweiligen Dokumentenstatus an.


Dr. Manfred Stickler


Verteilte Projektteams, wie sie durch die Standortverteilung auch bei EVONIK (ehemals Röhm) existieren, werden sowohl in der Planungsphase als auch im Verlauf des Projekts optimal unterstützt. Aufgrund der Replizierfähigkeit von Lotus Notes ist der aktuelle Ist-Stand für die Projektleitung und für alle Mitglieder der Projektteams, auch wenn sie sie im Außendienst tätig sind, jederzeit abrufbar und bildet somit die Grundlage für schnelle und richtige Entscheidungen.

Darüber hinaus nehmen die Verantwortlichen der Teilprozesse direkten Einfluß auf die Planung, indem Sie die Dauer von Vorgängen verändern, das Budget und den Arbeitsaufwand festlegen und Ressourcen zuteilen. So wird das etwas starre System der Netzplantechnik, das in der Planungsphase durchaus seine Berechtigung hat, durch ein System flexibler, logischer Verknüpfungen ersetzt bzw. ergänzt. Der Projektmanager wird stark entlastet und behält dennoch mit pc³.project die Kontrolle und planerische Übersicht.




Eine Ansicht aus der Projekt-Datenbank bei EVONIK (ehemals EVONIK (ehemals Röhm))



Über die bidirektionale Schnittstelle zu Microsoft Project stehen grafische Planungshilfen (GANT, PERT) und visuelle Darstellungsmöglichkeiten der Projektstände zur Verfügung; mehr als 20 unterschiedliche Ansichten auf die Dokumente und die automatische Kalkulation der Projektkosten gewährleisten ein sicheres Projektcontrolling. Der frei konfigurierbare Workflow steuert und überwacht sowohl die einzelnen Prozesse als auch das Projekt als Ganzes.

Nicht zuletzt bietet pc³.project eine durchdachte, intuitiv erlernbare Oberfläche, die entscheidend dazu beiträgt, die Mitarbeiter für die Arbeit mit dem Projekttool zu motivieren. Die einfache Konfigurierbarkeit erlaubt außerdem sofortige Anpassungen an die spezifischen Gegebenheiten in einem Unternehmen.

Fazit
Nach der erfolgreichen Einführung arbeiten inzwischen mehr als 300 Mitarbeiter bei EVONIK (ehemals Röhm) in Darmstadt mit pc³.project. Auch in anderen Unternehmensbereichen der EVONIK steht das Programm inzwischen kurz vor der Einführung (Marl, Frankreich, Schweiz). Neben dem eigentlichen Projektmanagement hat sich gezeigt, daß sich die Anwendung auch als hervorragendes Tool für „praktisches Wissensmanagement“ in der täglichen Arbeit eignet. Und legt man bei EVONIK (ehemals Röhm) heute ein neues Projekt auf, dann weiß man: mit Hilfe von pc³.project wird dieses garantiert ein Erfolg.


Das zum EVONIK-Konzern gehörende Unternehmen EVONIK (ehemals Röhm) stellt mit 4.400 Mitarbeitern an 6 Standorten Produkte auf Basis der Methacrylatchemie hier, die z.B. im Bau- und Verkehrswesen, in der Luft- und Raumfahrtindustrie, in der Elektronik und Kommunikation, in der Werbung, der Pharmazie oder Medizintechnik ihre Verwendung finden.




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